Cómo establecer límites sanos en el proceso de cobranza
El proceso de cobranza es un eslabón fundamental en la cadena que controla la liquidez de las empresas y, aunque existen muy buenas herramientas tecnológicas, como Flexio; para la gestión efectiva, los fundamentos de un buen proceso y definición de límites para el proceso de cobranza nacen en el buen manejo de las relaciones humanas.
Perdiendo esto de vista, diferentes compañías recurren a campañas agresivas de cobro con los clientes de cartera vencida o castigada, realizando llamadas y recordatorios a primera hora del día, en horas nocturnas o incluso los fines de semana.
Algunos gobiernos como el de Estados Unidos (Comisión Federal de Comercio- FTC) y Colombia (Congreso Nacional) han avanzado en la categorización de comportamientos abusivos, desleales o engañosos por parte de los cobradores a personas naturales; sin embargo, vale la pena tomar como referencia las principales recomendaciones para evitar el deterioro de la relación con el cliente o reafirmar la aversión de estos a responder recordatorios de pago en el futuro.
Hoy queremos presentar algunas recomendaciones para mantenerte lejos de los problemas y desarrollar con éxito el proceso de cobranza, que deben ser aplicadas por el equipo encargado de cobranza.
Optimiza la Gestión de Crédito con Información y Estrategias Claras: mantén información completa y actualizada sobre las condiciones del crédito, montos, fechas clave, condiciones del contrato e información histórica para aclarar cualquier vacío de información en la comunicación con el cliente. Sin embargo, aplica tu política de crédito y las estrategias de flexibilidad definidas por el área de tesorería para promover el pago de los clientes con mayor rezago.
Implementa un Protocolo de Comunicación Respetuoso: preserva la motivación de los clientes de tomar tus llamadas tanto como sea posible. Esto implica abstenerse de realizar llamadas de seguimiento por fuera de la jornada laboral y realizando acuerdos sobre el momento más oportuno para la comunicación, demostrando respeto por los interlocutores.
Contar con un sistema automatizado de recordatorios y envío de mensajes facilitará en gran medida este proceso y te ahorrará tiempo y recursos.
Mantente al día con las regulaciones comerciales asociadas al proceso de cobranza: evitar cualquier contratiempo asociado al proceso de cobranza implica mantener una buena comunicación con el equipo legal para conocer cualquier actualización o novedad relacionada con las buenas prácticas y regulaciones en las relaciones comerciales.
Garantiza una comunicación asertiva y amable por parte de los encargados de establecer contacto directo con los clientes: los agentes de cobranzas y sus protocolos también son manifestaciones de tu marca; así como los encargados de estructurar los mensajes y recordatorios que llegan a los clientes. No está demás buscar la distinción, diferenciación y posicionamiento en estos aspectos, trabajando de la mano con el equipo legal y comercial y manteniendo una comunicación amable, respetuosa y clara con los clientes en todo momento. De nuevo, las herramientas tecnológicas son el mejor aliado al momento de comunicarse con éxito con los clientes en un proceso de cobranza.
Otorgar crédito tiene sus implicaciones, así que cuando se aprueba esta política comercial es clave asumir los procesos que esta conlleva con la mayor seriedad y profesionalismo; pues en muchas ocasiones, los métodos agresivos o tradicionales están lejos de ser efectivos y pueden deteriorar la relación con los clientes así como la marca de la organización.
En Flexio, vemos diariamente cómo la claridad, el control y la eficiencia transforman la gestión de Cuentas por Cobrar en una ventaja competitiva que impulsa el crecimiento. Nuestro compromiso es simplificar las tareas operativas de las empresas, liberando tiempo y recursos valiosos.
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Agendemos una conversación. Permítenos demostrarte cómo la excelencia en cobranzas está al alcance de tu mano de manera más simple de la que se puede pensar.
