Claro como el agua: tomar decisiones ágiles e informadas sobre tu Flujo de Efectivo puede salvar tu negocio. Asegurar el cubrimiento adecuado de los gastos operativos, pagar oportunamente a tus proveedores, empleados y cumplir con las diferentes obligaciones financieras es un tema tan relevante, que no solo refleja la salud financiera de tu negocio, sino que también contribuye a construir y preservar una buena reputación en los negocios.
No obstante, muchas empresas aún no le dan la relevancia merecida al estado de flujo de efectivo o enfrentan desafíos al momento de su elaboración, pues puede ser un proceso tedioso y propenso a errores humanos. Esto puede ocurrir por falta de las herramientas tecnológicas adecuadas, desconocimiento de tácticas efectivas, procesos clave y buenas prácticas que pueden ahorrar tiempo y dinero, simplificando así esta importante tarea, que impacta la salud financiera de todo negocio.
A continuación, te proporcionamos algunas recomendaciones de nuestro equipo de expertos para optimizar tu proceso de elaboración y análisis del Estado de Flujo de Efectivo en tu compañía:
1. Automatizar el registro de datos y la generación de informes, es una de las claves para ahorrar tiempo y dinero: así como ocurre con los demás instrumentos de análisis financiero, el uso del software de gestión financiera resulta fundamental para simplificar la creación, actualización y análisis de tu estado de flujo de efectivo. Hoy en día, muchas de estas herramientas permiten registrar tus transacciones financieras en tiempo real y son capaces de transformar formatos de imágenes de facturas en datos y realizar análisis integrados con las cuentas bancarias, entre otros servicios. Todo parte de que logres combinar las herramientas correctas, que te brinden simplicidad y efectividad en tener control de los elementos claves de tu flujo de efectivo captura y procesamiento de datos para llevarlos a una escala general, que permita hacer un análisis acertado.
2. Controlar la cadena de información financiera clave: asegurar que la información de clientes y proveedores se registre oportunamente y de manera confiable es importante para gestionar la liquidez del negocio. Ya es hora de superar la época en la que se despilfarraban grandes cantidades de tiempo buscando documentos y realizando llamadas, para tratar de identificar una entrada de dinero o la procedencia de una factura.
Para contrarrestar ese riesgo, es esencial poner a todos los miembros de la empresa en la misma página sobre la importancia y forma adecuada de almacenar documentos y registrar en tiempo real las entradas y salidas de dinero, de manera que no se pierda ninguna información en el proceso.
Para lograr este objetivo, las soluciones digitales alivian buena parte de los retos que viven los involucrados en la cadena de flujo de información, pues simplifican sus procesos, ahorran tiempo y minimizan el riesgo de pérdida de información y el error humano. De igual manera la empresa debe establecer mecanismos de entrenamiento y verificación con cierta periodicidad, para prevenir errores extendidos.
3. Ser proactivos en el análisis financiero para conservar una perspectiva actualizada del desempeño del negocio: la definición de una agenda constante y alineada con los ritmos de presentación de informes, pago de impuestos y toma de decisiones evita que quienes lideran el negocio recurran a sus cifras solamente cuando ocurre un hecho imprevisto, se retrasa masivamente la cartera o cuando se requiere realizar un desembolso importante. Así, mantener procesos, que permitan ver la información de manera actual, basado en datos claros y contundentes habilita a los directivos para tomar decisiones financieras informadas y contar con un panorama claro de su tanque de oxígeno para garantizar la viabilidad y crecimiento del negocio a largo plazo. Tener acceso a esta información de manera oportuna es clave para accionar de manera efectiva de acuerdo a la prioridades fundamentales de la gestión financiera de los negocios para cada momento.
Como hemos visto, la correcta gestión del flujo de efectivo de una compañía es la suma de múltiples factores, destacando la modernización y la constancia como pilares fundamentales que representan caminos claros hacia la continuidad y el crecimiento empresarial.
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