La administración de todo negocio implica diferentes retos que, si se cumplen íntegramente, pueden derivar en un verdadero éxito empresarial. El aspecto financiero es esencial y, dentro de ello, hay que poner foco en la conciliación de facturas.
Un viejo dicho explica “cuentas claras, amistades largas” y esta máxima hay que aplicarla en los negocios, por ejemplo, en la relación que tengas con tus proveedores. Si bien no necesitan ser amigos, sí hay que mantener una relación duradera basada en la confianza y en la transparencia.
Dentro de esta transparencia tan necesaria podemos considerar la conciliación de facturas, un proceso que implica realizar cuidadosamente varios pasos para establecer un control y seguimiento de los flujos de dinero que se generan entre los negocios y sus proveedores.
Dicha conciliación de facturas consiste en cotejar los documentos que una empresa y sus proveedores emiten, cada parte por cuenta, para comprobar pagos y cobros referentes a los insumos que se comercian.
Al relacionar los movimientos contables que realizan una y otra parte, estas tienen que coincidir totalmente, pues de lo contrario habrá dificultades para el pago de impuestos y para los propios sistemas contables de las empresas.
Las diferencias entre los números que un proveedor y su cliente pueden tener se conocen como discrepancias coincidentes, las cuales necesitan ser resueltas. Este tipo de errores pueden ser causados por deficiencias en la organización y en la manera de llevar un negocio, que entre otros problemas puede significar los siguientes:
- Falta de organización de documentos.
- Errores de calendario, que pueden provocar que se pasen las fechas de pago, no se envíen las facturas a tiempo, etc.
- Incumplimiento de pagos por casa de una mala organización
- Multas y recargos
- Impagos
- Omisión en la generación de facturas.
La conciliación de facturas es un paso necesario que por ley, todo negocio y sus proveedores están obligados a realizar. En México, por ejemplo, el Servicio de Administración Tributaria, SAT, pone a disposición de los contribuyentes un servicio de conciliación en el que las personas pueden informar cuando los proveedores no emiten facturas o para aceptar cancelación a solicitud de ellos, entre otros problemas.
Además de las posibilidades que las autoridades ofrecen en caso de existir problemas de conciliación de facturas, la innovación, como muchas otras ocasiones, llega para ofrecer alternativas útiles.
La conciliación de facturas es un proceso que se puede llevar a cabo de manera automatizada cuando se recurre a alguna herramienta o aplicación diseñada para tal propósito. Flexio es una herramienta que permite llevar una conciliación de facturas rápida y segura.
Sin duda, la conciliación de facturas representa un paso importante para el éxito financiero de tu empresa. Si quieres agregar más herramientas útiles para la gestión de tu negocio, te invitamos a consultar un Ebook con grandes consejos para mejorar la cobranza de tu negocio. Solo haz clic al siguiente botón para descargar.
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